Escravos da Urgência

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Você está no seu trabalho, desenvolvendo as atividades do dia a dia. Chega email de um cliente pedindo novo orçamento, prontamente você para as outras tarefas e começa a responder. Nesse momento, o seu chefe passa na sua mesa e pede que até o final do dia, aquele relatório que era para semana que vem, esteja no seu email. Você rapidamente abre a planilha e começa inserir os últimos dados e fazer os ajustes, quando o telefone toca. Você ainda está conversando, quando chega outro email do vice presidente, convocando para uma reunião geral à tarde. Em poucos minutos, a quantidade de tarefas multiplicou e a quantidade de minutos do seu dia continuaram a mesma. Com certeza você já deve ter enfrentado uma situação assim e se questionado como fazer várias tarefas no mesmo espaço de tempo.

A resposta é simples, aumentando a sua produtividade, ou melhor, potencializando a sua organização pessoal.

Você já deve ter ouvido falar na importância do planejamento das tarefas, certo? Na situação acima, surgiram tarefas que deveriam ser executadas com urgência: o relatório, o telefonema e a reunião. Como dizer “não” no ambiente corporativo, se tudo é para ontem e sequer conseguimos eleger as tarefas que realmente são importantes.

Em todo processo de transformação, primeiro é necessário identificar qual é o seu estado atual. Neste caso, você precisa visualizar o modo como utiliza o seu tempo. Existe uma técnica chamada Tríade do Tempo, criada por Christian Barbosa, que divide todas as tarefas em grau de prioridade, importante, urgente e circunstancial.

O princípio é simples, Importante são aquelas tarefas relevantes na sua vida, elas trazem a sensação de realização e bem-estar. É como realizar um check up todo ano, agendar com antecedência a consulta com o cardiologista, realizar os exames e administrar qualquer tratamento preventivo. Se você negligência o tempo previsto de uma atividade importante, ela pode se tornar urgente, como por exemplo, um infarto. Tarefas urgentes, são aquelas que necessitam ser realizadas com muita rapidez, pois o prazo é curto ou já se esgotou. Também podemos classificar as exigências que chegam em cima da hora, que não estavam previstas e geram pressão e estresse. A maioria infelizmente encontra-se vivendo na urgência, tudo é importante: esquecemos de ir ao dentista, preparar uma janta saudável ou calibrar o pneu do carro.

Por último, existem as tarefas circunstanciais, aquelas atividades desnecessárias, que consomem tempo à toa. São afazeres irrelevantes, que geram poucos resultados concretos para a vida, como o uso exagerado da internet, limpar a caixa de spam ou conversas fúteis.

Essa ferramenta funciona como um indicador de produtividade pessoal, transforma em imagem, a maneira como dividimos nossas atividades. O segredo para o tempo render mais é aumentar a quantidade de tarefas importantes, reduzindo ao máximo as outras duas categorias. Barbosa considera que “Pessoas extremamente eficazes têm nível de importante entre 55% a 70%, urgente de 15% a 25% e circunstancial abaixo de 5%”.

Se você pudesse implementar hoje uma atitude, qual seria? Uma boa dica é, invista em um processo de coaching!

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