Atualmente é muito alto o número de reuniões improdutivas no mercado corporativo, além de serem desnecessárias e muito longas, são mal conduzidas e desestimulantes. Na maioria das vezes, realizadas por “chefes”, agendam reuniões para tratar de assuntos do cotidiano, abordando mais de 3 assuntos, provocando redução no desempenho e desmotivação da equipe.

Este pode ser o primeiro grande problema para enfrentar na empresa e que rapidamente trarão reflexos imediatos para os seus funcionários. Uma pesquisa norte-americana realizada pela Atlassian constatou que, só nos Estados Unidos, são realizadas mais de 10 milhões de reuniões de negócios por dia. Cerca de 91% dos entrevistados afirmaram que, se distraem durante as reuniões e 45% acreditam que o número de reuniões é alto e cansativo.

O grande responsável é o fator humano, o condutor que não realiza o planejamento prévio, definindo os temas e a duração limite para a reunião. Com esses indicativos, separei algumas técnicas práticas para você implementar nas suas próximas reuniões:

Definir o tema específico da reunião
Quando for propor uma reunião, anote no papel os assuntos que serão tratados, definindo no máximo 3 temas, para não dispersar a equipe e ficar uma reunião cansativa. Evite agendar reuniões de última hora.

Convidar somente as pessoas necessárias
Selecione as pessoas necessárias e relevantes para discutir aquele assunto e envie o convite. Lembre de deixar especificado os assuntos que serão abordados, assim eles estarão preparados e poderão agregar mais facilmente a discussão. Coloque também a duração máxima do encontro para que eles possam bloquear este período em suas agendas.

Iniciando a reunião
Coloque em local visível por todos os objetivos a serem discutidos no encontro.  Comece a reunião lendo tópico por tópico e abrindo um por um para discussão. Evite recriminar previamente visões distintas, permitindo que todos falem, elas talvez possibilitem um insight que solucione o problema ou tragam inovação.

Tempo
Estabeleça a duração máxima para a reunião, respeitando o horário de todos na sala. Evite ao máximo que alguém saia durante a discussão, isso pode desestabilizar a construção do propósito da reunião. Algumas pessoas gostam de deixar o relógio na tela do computador ou relógio de mesa.

Documente o que foi discutido e combinado
Para evitar que algum ponto discutido ou combinado durante a reunião se perca, após a reunião, envie para todos os participantes por email o que foi discutido e quais serão os próximos passos. Caso você tenha utilizado a lousa ou flip-chart, tire uma foto e anexe no email.

Feedback
Aproveite o e-mail com os assuntos combinados na reunião para fazer uma avaliação após a reunião, peça que as pessoas enviem feedback. Eles são uma boa oportunidade para você aprimorar sua técnica e ser mais efetivo nas próximas reuniões.

O fator determinante de qualquer reunião é o treino, experimentar maneiras diferentes de conduzir um grupo de pessoas e aceitar os feedbacks que serão enviados, somente assim você poderá cada vez mais criar reuniões poderosas. Lembre que nem sempre o líder precisa ser o condutor da reunião, ele pode delegar a outras pessoas da equipe que conduzam, tendo sempre em mente que esta pessoa deve ser objetiva, focada, produtiva, que lide com pressão e tenha boa comunicação.

Que tal aproveitar essas dicas e colocá-las em prática hoje mesmo? Com o acompanhamento de um coach, você conseguirá potencializar seus resultados, conheça!

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